Veri Saklama Politikası

DR. KADİR USKUAY KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

İÇİNDEKİLER

1.GİRİŞ 1.1 Amaç 1.2 Kapsam 1.3 Kısaltmalar ve Tanımlar
2.SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI
3.KAYIT ORTAMLARI
4.SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR 4.1 Saklamaya İlişkin Açıklamalar 4.1.1 Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler 4.1.2 Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları 4.2 İmhayı Gerektiren Sebepler
5.TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER 5.1 Teknik Tedbirler 5.2 İdari Tedbirler
6.KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ 6.1 Kişisel Verilerin Silinmesi 6.2 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi 6.3 Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi
7. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
8. PERİYODİK İMHA SÜRESİ
9. POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI
10.POLİTİKA’NIN GÜNCELLENME PERİYODU
11.POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI

1. GİRİŞ

1.1 Amaç

İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve Kanun’un ikincil düzenlemesini teşkil eden Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) uyarınca yükümlülüklerimizi yerine getirmek, gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek, veri sahiplerini kişisel verilerinin işlendikleri amaç için gerekli olan azami saklama süresinin belirlenmesi esasları ile silme, yok etme ve anonim hale getirme süreçleri hakkında bilgilendirmek amacıyla veri sorumlusu sıfatıyla Dr.Kadir Uskuay (“Doktor”) tarafından hazırlanmıştır.
Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, veri sorumlusu tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Politikaya uygun olarak gerçekleştirilir.

1.2. Kapsam

Muayenehane çalışanları, hizmet sağlayıcıları, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup, Doktor’un sahip olduğu ya da Doktor tarafından yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır.

1.3. Kısaltmalar ve Tanımlar

Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi.
Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
Çalışan: Muayenehane personeli.
Elektronik Ortam: Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.
Elektronik Olmayan Ortam: Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar.
Hizmet Sağlayıcı: Doktor ile yapılan belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi.
İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler.
Kanun: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter.
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.
Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.
Politika : Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.
Veri Kayıt Sistemi : Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.
Veri Sorumlusu : Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.
Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi: Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi.
VERBİS: Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi.
Yönetmelik : 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.

2.SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI

Muayenehanenin tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir. Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım Tablo 1’de verilmiştir.

Tablo 1: Saklama ve imha süreçleri görev dağılımı
UNVAN GÖREV

Doktor : Çalışanların politikaya uygun hareket etmesinden sorumludur. Aynı zamanda kişisel ver,leri koruma sorumlusudur.
Hizmet Alınan Bilgi İşlem Firması Bünyesinde Çalışan Bilgi Teknolojileri Sorumlusu :Politikanın uygulanmasında ihtiyaç duyulan teknik çözümlerin sunulmasından sorumludur.
Kişisel Verileri Koruma Sorumlusu : Politika uyarınca yürütülmesi gereken süreçleri yönetmek ve ilgili kişilerce gelen talepleri karara bağlamakla yükümlüdür.

3.KAYIT ORTAMLARI

Tablo 2: Kişisel veri saklama ortamları
Elektronik Ortam : ✓ Sunucular (File Server- yedekleme, Bordro Yönetimi, Etki alanı, yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosya paylaşım, vb.) ✓ Yazılımlar (ofis yazılımları, muhasebe yazılımları, portal, EBYS, VERBİS.) ✓ Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb. ) ✓ Bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü) ✓ Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.) ✓ Optik diskler (CD, DVD vb.) ✓ Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.) ✓ Yazıcı, ✓ Tarayıcı, ✓ Fotokopi makinesi

Elektronik Olmayan Ortam : ✓ Kağıt ✓ Manuel veri kayıt sistemleri (sipariş formları, mail order formları vb.) ✓ Yazılı, basılı, görsel ortamlar ✓ Birim Dolapları ✓ Arşiv

4. SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

Veri sorumlusu tarafından; çalışanlar, hastalar, ziyaretçiler ve hizmet sağlayıcı olarak ilişkide bulunulan üçüncü kişilerin, kurumların veya kuruluşların çalışanlarına ait kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir. Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.

4.1.Saklamaya İlişkin Açıklamalar

Kanunun 3’üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4’üncü maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6’ncı maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır. Buna göre, faaliyetlerimiz çerçevesinde kişisel veriler, özellikle hekimlik faaliyetlerinin sürdürülebilmesi, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi, çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması ve ifası için Kanun ve diğer ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.

4.1.1.Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

Muayenehane faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar saklanır. Bu kapsamda kişisel veriler;
• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, • 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, • 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, • 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun, • 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, • 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu, • 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun, • 4857 sayılı İş Kanunu, • 5434 sayılı Emekli Sağlığı Kanunu, • 2828 sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu • 3359 Sayılı Sağlık Hizmetleri Temel Kanunu • İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik • Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik • İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği • Sağlık Bakanlığı Bağlı Kuruluşları Hizmet Birimlerinin Görevleri ile Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik • Sağlık Bakanlığı ve Bağlı Kuruluşlarının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname
Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

4.1.2. Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

İşlenen kişisel veriler, mevzuat tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak veri sorumlusu tarafından aşağıda yer alan amaçlarla saklanmaktadır:
• Dr.Kadir Uskuay’ın yürüttüğü hekimlik faaliyetlerinin yasal mevzuata uygun olarak yerine getirilmesi için gerekli çalışmaların yapılması ve bu doğrultuda faaliyetlerin yürütülmesi, Dr. Kadir Uskuay’ın yürüttüğü hekimlik faaliyeti kapsamında kamu sağlığının korunması, tıbbi teşhis, muayene, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, • Acil durum operasyonlarının yürütülmesi, • Dr.Kadir Uskuay’ın muayenehanesinin iç işleyişinin planlanması ve yönetilmesi, • Dr.Kadir Uskuay’ın sunduğu sağlık hizmetlerinin finansmanı, tetkik, teşhis ve tedavi giderlerinin karşılanması, ödemelerin kredi kartıyla yapılması halinde ödemelerin alınabilmesi, müstehaklık sorgusu yapılabilmesi, bu kapsamda özel sigorta şirketleri ile karşılıklı bilgi paylaşımı yapılması, anlaşmalı kurumlar ile bilgi paylaşımı yapılması, • Randevu işlemlerinin yürütülmesi, Çağrı Merkezi, internet sitesi ve aracılığı ile randevu sahibi hastaların bilgilendirilmesi, gerektiğinde SMS ve e-posta gönderilmesi, •Dr.Kadir Uskuay’ın sunduğu sağlık hizmetlerinin geliştirilmesi amacıyla analiz yapılması, hasta memnuniyetinin ölçülmesi, arttırılması ve araştırılması, • Planlanan ve planlanacak olan bilimsel araştırma, proje ve tez çalışmaları ve araştırma anketleri yapılması, • Resmi kurumlarca ilgili mevzuat kapsamında öngörülen bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerine uyulması, bu hizmetlerden faydalanılmasına ilişkin olarak tabi olunan yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi, • Resmi makamlardan ya da ilgili kişilerden gelen taleplerin incelenmesi, değerlendirilmesi, yanıtlanması, • Muayenehaneye ait fiziki mekânların güvenliği ve denetiminin kamera kaydı ile sağlanması, • İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğünün yerine getirilmesi.

4.2. İmhayı Gerektiren Sebepler

Kişisel veriler; - İşlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası, - İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması, - Kanunun 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması, - Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması, - Kanunun 11’inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hal getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi, - Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması durumlarında, veri sorumlusu tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

5.TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanunun 12’nci maddesiyle Kanunun 6’ncı maddesi dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için yeterli önlemler çerçevesinde veri sorumlusu tarafından teknik ve idari tedbirler alınır.

5.1. Teknik Tedbirler

Veri sorumlusu tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:
- Bilgi güvenliği olay yönetimi ile gerçek zamanlı yapılan analizler sonucunda bilişim sistemlerinin sürekliliğini etkileyecek riskler ve tehditler sürekli olarak izlenmektedir. - Bilişim sistemleri teçhizatı, yazılım ve verilerin fiziksel güvenliği için gerekli önlemler alınmaktadır. - Çevresel tehditlere karşı bilişim sistemleri güvenliğinin sağlanması için, yazılımsal (güvenlik duvarları, atak önleme sistemleri, ağ erişim kontrolü, zararlı yazılımları engelleyen sistemler vb.) önlemler alınmaktadır. - Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini önlemeye yönelik riskler belirlenmekte, bu risklere uygun teknik tedbirlerin alınması sağlanmakta ve alınan tedbirlere yönelik teknik kontroller yapılmaktadır. - Güvenlik açıkları takip edilerek uygun güvenlik yamaları yüklenmekte ve bilgi sistemleri güncel halde tutulmaktadır. - - Kişisel verilerin güvenli olarak saklanmasını sağlayan veri yedekleme programları kullanılmaktadır. - Saklama ve imha politikasına uygun imha süreçleri tanımlanmakta ve uygulanmaktadır. yöntemler kullanılarak muhafaza edilmekte, kriptografik anahtarlar güvenli ortamlarda tutulmakta, tüm işlem kayıtları loglanmakta, ortamların güvenlik güncellemeleri sürekli takip edilmekte, gerekli güvenlik testlerinin düzenli olarak yapılması/yaptırılması, test sonuçlarının kayıt altına alınması sağlanmaktadır.

Veri sorumlusu tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır: - Kişisel veri işlemeye başlamadan önce, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir. - Muayenehane içi periyodik ve rastgele denetimler yapılmaktadır. verilerin işlendiği ve saklandığı ortamların güvenlik önlemleri alınmaktadır.

6.KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ

İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, veri sorumlusu tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir:

6.1. Kişisel Verilerin Silinmesi
Kişisel veriler Tablo-3’te verilen yöntemlerle silinir. Tablo 3: Kişisel Verilerin Silinmesi
Veri Kayıt Ortamı
Açıklama
Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler
Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır. Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler
Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler
Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır. Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler
Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır. 6.2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel veriler, Tablo-4’te verilen yöntemlerle yok edilir. Tablo 4: Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Veri Kayıt Ortamı
Açıklama
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler
Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, yakılmak &&kağıt öğütücü kullanılmak suretiyle geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.
Optik / Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler
Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır. Ayrıca, manyetik medya özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik alana maruz bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz hale getirilir.

6.3. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.

7.SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Veri sorumlusu tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak; • Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde; • Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta; • Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yer alır. Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi Kişisel Verileri Koruma Sorumlusu tarafından yerine getirilir. Tablo 5: Süreç bazında saklama ve imha süreleri tablosu
Süreç Saklama Süresi İmha Süresi
İş Kanunu kapsamında saklanılan veriler (örn. personel puantaj takibi vs.) İş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde İş sağlığı ve güvenliği mevzuatı kapsamında toplanan veriler (sağlık raporları vs.) İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 15 yıl Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde SGK mevzuatı kapsamında tutulan veriler İş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde İş kazası/meslek hastalığına ilişkin bir talepte/davada kullanılabilecek dökümanlar İş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 15 yıl Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde Sair ilgili mevzuat gereği toplanan veriler İlgili mevzuatta öngörülen süre kadar Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde İlgili kişisel verinin Türk Ceza Kanunu veya sair ceza hükmü getiren mevzuat kapsamında bir suça konu olması Dava zaman aşımı müddetince Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde Hasta/hizmet alan kişi verileri Kayıt altına alınmasını müteakip en az 30 yıl Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde Kamera kayıtları 30 gün
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde Veri sorumlusunun, ilgili kişisel veriyi kullanma amacı sona ermedi ise, ilgili mevzuat gereği ilgili kişisel veri için öngörülen saklama süresi tabloda yer alan sürelerden fazla ise veya ilgili konuya ilişkin dava zamanaşımı süresi kişisel verinin tabloda yer alan sürelerden fazla saklanmasını gerektiriyorsa, yukarıdaki tabloda yer alan süreler uygulanmayabilecektir. Bu halde kullanım amacı, özel mevzuat veya dava zamanaşımı süresinden hangisi daha sonra sona eriyor ise, o süre uygulama alanı bulacaktır.

8. PERİYODİK İMHA SÜRESİ

Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmeliğin 11’inci maddesi gereğince veri sorumlusu, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, muayenehanede her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.
9. POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kâğıt nüshası da Kişisel Verileri Koruma Sorumlusunun tuttuğu dosyada saklanır.
10.POLİTİKA’NIN GÜNCELLENME PERİYODU Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.
11.POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI Politika, veri sorumlusunun internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, politikanın ıslak imzalı eski nüshaları Doktor ile Kişisel Verileri Koruma Sorumlusunun kararıyla Sorumlu tarafından iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile Kişisel Verileri Koruma Sorumlusu tarafından saklanır.
Yukarı